Déclaration de protection de la vie privée à l’égard des données personnelles
Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs mais également aux élèves majeurs et à leurs parents, dans la mesure où malgré la majorité de l’enfant, l’école continue, sauf décision contraire de l’élève, de considérer les parents comme des interlocuteurs essentiels à la scolarité de leur enfant.
- Établissement : Collège Saint Vincent – Saint François
- Nom du représentant : Monsieur Vincent Maréchal
- Délégué à la protection des données ou DPO pour Data Protection Officer : dpo@sv-sf.be
Le Collège Saint Vincent – Saint François s’engage à respecter la législation en matière de vie privée et de protection des données en conformité avec toutes les lois applicables en Belgique en ce compris le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679 dénommées « Lois de Protection des Données ». Les textes légaux peuvent être consultés sur le site de la Commission de la vie privée à l’adresse suivante : http://www.privacy.fgoc.be
- Pourquoi une déclaration de protection de la vie privée ?
Afin de pouvoir remplir nos missions d’enseignement, l’inscription d’un élève dans notre établissement nous amène à traiter, une série de données que vous nous aurez fournies ou qui nous seront communiquées dans le cadre du cursus scolaire. L’intégration de nouvelles technologies dans ce cursus éducatif (interface virtuelle entre parents et professeurs, e-learning, etc.) engendre également une multiplication des opérations de traitement de nouvelles données pour de nouvelles finalités et impliquent souvent de nouveaux acteurs.
Cette déclaration de respect de la vie privée décrit la manière dont nous gérons les données personnelles que nous collectons via divers moyens tels que par exemple, à partir de formulaires, d’appels téléphoniques, courriels et autres communications avec vous.
- Que signifie traitement des données personnelles ?
Une donnée à caractère personnel est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Le traitement des données se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, effacement, etc.
- Qui traite vos données ?
Les données personnelles ne sont accessibles et traitées que par les membres du personnel de notre établissement. Elles sont sensibilisées à la confidentialité de ces données, à une utilisation légitime et précise ainsi qu’à la sécurité de ces données.
- Engagement de l’établissement
La protection de votre vie privée et de celle de votre enfant est, pour nous, d’une importance capitale.
Nous traitons vos données en conformité avec toutes les lois applicables concernant la protection des données et de la vie privée, en ce compris le RGPD ou Règlement Général sur la Protection des Données (EU) 2016/679.
En inscrivant votre enfant dans notre établissement ou en vous y inscrivant comme élève majeur, en accédant et en utilisant le site internet du collège, en s’enregistrant à un évènement scolaire, ou en fournissant d’une quelconque autre manière vos données, vous reconnaissez et acceptez les termes de la présente déclaration de respect de la vie privée, ainsi que les traitements et les transferts de données personnelles conformément à cette déclaration de respect de la vie privée.
Le traitement sera licite, loyal et légitime. Nous vous expliquons ci-dessous comment nous collectons, utilisons et conservons vos données et quels sont vos droits.
- Les données personnelles que nous collectons
Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes. De manière générale, nous utilisons ces données :
- Soit sur base de votre consentement.
- Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité ou formation de ce dernier.
- Soit en vertu d’une obligation légale.
- Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
- Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement.
- Identification générale et informations de contact
Coordonnées des parents et de l’élève : noms, adresse, e-mail, téléphone, genre, état matrimonial des parents, date et lieu de naissance de l’élève, parcours éducationnel et formation de l’élève, professions des parents, composition et situation de famille, dossiers scolaires et photographie.
Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part. Il sera sollicité au moment de votre inscription dans notre établissement.
- Numéros d’identification émis par les autorités gouvernementales
Numéro de passeport ou de la carte d’identité, registre national, etc.
- Information financières
Numéro de compte de bancaire et autre information financière (attestation CPAS, bourse d’étude, etc.).
- Informations nous permettant d’exercer nos missions d’enseignement ou liées à notre projet pédagogique ou d’établissement
Données transmises dans le cadre de l’organisation d’activités scolaires de manière générale, de voyages extérieurs, d’activités culturelles ou sportives dans le cadre des cours ou toute autre participation ou intérêt dans une organisation scolaire; assurance(s) que vous auriez souscrite(s), souscription aux services offerts par l’école.
- Informations médicales pouvant avoir une incidence sur la scolarité de l’élève lui-même ou sur l’organisation de l’établissement scolaire
Protocole relatif aux besoins spécifiques de l’élève, mesures médicales d’urgence en cas de pathologie chronique, protocole relatif aux aménagements raisonnables, données de santé de base, etc. Au moment de l’inscription de votre enfant dans notre établissement, ces données sont récoltées à l’aide d’une fiche de santé. Votre consentement est au même moment sollicité pour la récolte et le traitement de ces données.
Il est essentiel que toutes ces données soient à jour. Pour ce faire, vous vous engagez à nous communiquer toute modification utile.
- Finalités que nous poursuivons
Les finalités peuvent être classifiées en deux catégories.
- Gestion administrative : en vertu des dispositions légales, nous devons dans le cadre du subventionnement de notre établissement mais également dans le cadre du financement de la Communauté française, communiquer certaines données personnelles de nos élèves et de leurs parents à la Fédération Wallonie-Bruxelles ou FWB. Ce transfert se fait à l’aide d’une interface informatique sécurisée. Nous devons également transférer à la FWB certaines données dans le cadre du contrôle de l’obligation scolaire.
- Gestion pédagogique et missions de l’enseignement : la gestion de la scolarité de votre enfant nous amène à devoir gérer en interne des informations scolaires, voire communiquer certaines des données personnelles à des tiers et par exemple les communiquer à d’autres écoles en cas de changement d’établissement. Il s’agit souvent des coordonnées de base, à savoir nom, prénom et coordonnées de contact.
Dans ce même souci, les coordonnées de votre enfant et les vôtres seront transmises aux centres Psycho-Médico-Sociaux (PMS) ainsi qu’au service de Promotion de la Santé à l’Ecole (PSE) avec qui nous sommes conventionnés. Vos coordonnées seront également transmises à l’Association des Parents (AP).
Nous utiliserons ainsi vos données pour vous contacter en lien avec la scolarité de votre enfant et pour traiter avec vous les différents aspects de la vie scolaire de votre enfant (courrier, facture, assurances, etc.).
Le transfert de données à des tiers se fait à des fins non commerciales et strictement limité au bon suivi de la scolarité de votre enfant (exemple location de livres, lieu de stages, excursions, informations sur l’enseignement supérieur, etc.).
Nous conservons en outre les données de votre enfant au terme de sa scolarité dans le cadre de notre association d’anciens.
La fiche de santé de l’élève ne contient que des informations de base utiles au suivi de votre enfant. La fiche sera conservée et traitée en toute confidentialité.
- Base légale de traitement des données personnelles
L’intérêt légitime poursuivi par notre établissement est bien entendu sa mission d’enseignement.
La collecte de la majorité des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous donnerons des informations sur cette nouvelle finalité ainsi que sur ce nouveau traitement.
- Utilisation de caméras
Des caméras de surveillance sont placées dans la cour, dans les couloirs et dans les cages d’escaliers du Collège Saint Vincent – Saint François.
La surveillance par caméras a pour seule finalité de prévenir et détecter toute atteinte aux personnes et aux biens. Le but recherché est donc la sécurité des personnes et des biens. Seul le responsable du traitement des données (Délégué à la protection des données DPD ou DPO pour Data Protection Officer), le Pouvoir Organisateur ou son mandataire, ont accès à ces images.
Les images sont enregistrées et sont conservées durant 30 jours.
Ces images pourront être utilisées pour identifier et sanctionner les personnes qui seraient filmés en situation de contravention avec le règlement d’ordre intérieur de notre établissement.
- DROITS à l’image
Le Collège Saint Vincent – Saint François sera amené à réaliser divers projets dans le cadre du projet d’établissement et du projet pédagogique du collège. Ces activités sont susceptibles d’être illustrées par quelques photos prises en situation de classe, lors de la réalisation d’un projet, en situation d’apprentissage, etc.
Les quelques photos prises à cette occasion seront visibles (dans les classes, dans les couloirs, dans le hall d’entrée du collège ou sur le site internet du collège).
Il est important de souligner que le Collège Saint Vincent – Saint François est particulièrement attentif au respect de la personne de chaque étudiant au travers de la diffusion de son image. Enfin, il faut préciser que notre projet échappe à tout intérêt commercial et n’est lié à aucun apport de type publicitaire.
- QUELS SONT VOS DROITS ?
Vous disposez de droits par rapport aux données que nous avons récoltées à votre sujet et au sujet de votre enfant. Il s’agit des droits suivants, et ce, dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :
- Droit d’information
- Droit d’accès aux données
- Droit de rectification des données
- Droit à la suppression des données
- Droit à la restriction des données
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition à un traitement de données en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce, en conformité avec le RGPD.
Pour exercer ces droits, il vous suffit d’adresser un courriel à l’adresse de contact DPO reprise en entête de ce document dans laquelle vous mentionnez précisément l’objet de votre demande. Cette demande sera signée, datée et accompagnée d’une copie recto/verso de votre carte d’identité.
- Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les données personnelles que vous nous avez confiées sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire. Les données relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées dans notre établissement conformément aux dispositions légales et au plus durant 30 ans.
- Sécurité
Notre établissement scolaire prendra les mesures techniques, physiques, légales et organisationnelles appropriées qui sont en conformité avec les lois en matière de vie privée et de protection des données applicables. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous avez l’impression que la sécurité des données personnelles que vous pourriez avoir avec nous pourrait avoir été compromise), vous êtes priés de nous en avertir immédiatement.
Lorsque notre établissement fournit des données personnelles à un partenaire, le fournisseur de services sera sélectionné attentivement et devra utiliser les mesures appropriées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
- Modifications à ces règles
Nous revoyons ces règles régulièrement et nous réservons le droit d’apporter des changements à tout moment pour prendre en compte des changements dans nos activités et exigences légales. Les mises à jour vous seront communiquées via notre site internet.